Chi certifica i contratti digitali
Nel settore bancario e assicurativo i contratti con la clientela vengono comunemente stipulati on line, in formato digitale. Con il nuovo anno, sono andate a pieno regime le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e il relativo Regolamento per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici. Entrambi i provvedimenti sono stati emanati dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale) in forza dell’art. 71 del Cad (codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs. n. 82/2005).
L’errore in cui spesso si incorre è che non si considera l’estensione oltre i soggetti pubblici. Sono oneri e obblighi, almeno in parte, pienamente applicabili anche ai soggetti privati (art. 2.3 Cad). Riguardano dunque tutti gli operatori economici e, in particolare, quelli che si ritrovano a fornire beni e rendere servizi alla clientela sulla base di contratti stipulati digitalmente o sottoscritti su modello cartaceo archiviato poi in formato digitale. Le Linee Guida riguardano il documento digitale e le diverse fasi della sua vita: nascita (mediante sottoscrizione digitale nativa o formazione di copia digitale di un documento cartaceo), conservazione, estrazione ed esibizione, nonché eliminazione del documento.
Ogni fase prevede l’adozione di disciplinari tecnici e di procedure che garantiscano l’integrità del documento informatico. Ad esempio, con riferimento alla fase di conservazione, oltre ad essere prevista la nomina di un responsabile della stessa, è richiesta la predisposizione di una policy interna (il «manuale di conservazione») che deve illustrare nel dettaglio le architetture informatiche, nonché le connesse misure di sicurezza. La disciplina ammette che tale fase possa essere delegata a operatori professionali terzi, senza che ciò tuttavia possa comportare una esclusione di responsabilità del delegante.
Il Regolamento invece impone agli enti pubblici il ricorso a operatori professionali iscritti in un marketplace gestito dall’Agid, che in tal modo può esercitare un controllo su di essi. Per i soggetti privati il ricorso a tali operatori «certificati» non è obbligatorio, ma senz’altro possibile e, direi, auspicabile, non risultando delegabile la responsabilità. L’effetto della mancata ottemperanza a tali regole non è di poco conto. Il Cad subordina l’efficacia probatoria dei documenti informatici (incluse copie digitali di documenti analogici e copie digitali di documenti digitali), al fatto che gli stessi siano formati e conservati nel rispetto delle Linee Guida (artt. 22.3, 23bis.2°, 43.1 e 43.4 Cad).
Risultato: la mancata osservanza degli oneri imposti dal Cad e/o dalle Linee Guida può compromettere la stessa esistenza del contratto, in relazione alla portata probatoria del documento informatico: effetto devastante là dove, per il tipo di rapporto in gioco, la forma scritta del contratto sia prevista a pena di nullità (come accade per i contratti bancari o d’investimento). Una generazione ovvero una conservazione non «a norma» del documento digitale potrebbe cioè determinare il non remoto rischio di veder andare in fumo l’efficacia di un documento per omessa o incorretta organizzazione gestionale. Franco Estrangeros
